Films, foto’s, video’s, geluids- en andere audiovisuele archieven maken een belangrijk deel uit van de archief- en erfgoedcollecties in Nederland. Al decennialang streeft de archiefsector in Nederland naar een breed publieksbereik, waaronder het zoveel mogelijk digitaal en laagdrempelig aanbieden van veel geraadpleegde archieven. Audiovisuele archieven horen daar zeker bij.
Dit roept in de praktijk vragen op over de juridische status: hoe zit het met de privacy en het auteursrecht? En welke beschermende maatregelen kun je nemen als je de privacy en het auteursrecht in acht neemt, maar deze boeiende archieven toch digitaal beschikbaar wilt stellen?
Dit kennisproduct gaat in op deze vragen. Het schetst een juridisch kader voor het digitaal delen van dit materiaal vanuit de perspectieven van de Archiefwet, de Auteurswet en de AVG/UAVG. Het geeft ook weer hoe je deze archieven ter beschikking kunt stellen en welke mogelijkheden er zijn voor raadpleging, inclusief voorbeelden van beschermende maatregelen die een erfgoedinstelling kan toepassen. De nadruk ligt daarbij op digitale en online terbeschikkingstelling en raadpleging.
Hierbij moet worden bedacht, dat helemaal risicoloos digitaal en/of online ter beschikking stellen van archieven waarop (mogelijk) privacyrecht en/of auteursrecht rust, niet kan. Er is altijd enig risico, ook wanneer er na een risicoanalyse beschermende maatregelen worden genomen. Het alternatief zou zijn: helemaal niet digitaal en zeker niet online aanbieden van de documenten totdat zeker is dat privacyrecht en auteursrecht niet meer gelden. Dat wil zeggen: wachten tot minimaal honderd jaar is verstreken na de geboortedatum van betrokken personen en zeventig jaar na overlijden van de laatstlevende maker.
Voor ons vakgebied, dat staat voor openbaarheid en toegankelijkheid van informatie, is dit niet wenselijk. Het belang van laagdrempelige openbaarheid en raadpleegbaarheid van deze dossiers moet zwaar wegen tegenover de eventueel overblijvende risico’s op het terrein van privacy en auteursrecht, nadat zoveel mogelijk beschermende maatregelen zijn genomen. Uiteraard is het in laatste instantie aan directie en bestuur van elke archiefinstelling om deze belangenafweging te maken en er besluiten over te nemen.
In elk geval is het raadzaam om een risicoanalyse te maken, goed te documenteren welke afwegingen zijn gemaakt en welke beschermende maatregelen zijn genomen. Dan kunnen in geval van klachten en bezwaren de keuzen goed worden beargumenteerd.
In de bijlage is een aantal casussen beschreven die illustreren hoe de praktijk er uit kan zien. Ook zijn de vragen, die gesteld zijn tijdens de drie kennissessies, die in 2022 en 2024 plaatsvonden, opgenomen mét de antwoorden. Voor collega archiefinstellingen kan dit alles hopelijk als voorbeeld en inspiratie dienen.